一直以來，我都有針對自己的工作、生活做規劃及安排，我嘗試著把任何非週期性的任務都當作專案處理。定義好專案的截止日期後，就開始分析這個專案需要做哪些事，誰可以幫我忙(大部份都只有自己幫自己)。條列出來所有需要執行的任務後，為了搭配蕃茄鐘的執行方式，我切割出來的任務絕對不可以超過30分鐘。每天固定執行8個任務，也就是4個小時，是的，我一天只工作4個小時。
這樣處理事情的方式，我執行了好一段時間，覺得還不錯。但後來不曉得是不是流年不順還是怎麼了，莫名奇妙的有一堆瑣碎的事，不斷的往我這邊襲來。這些瑣碎的事來的又快又急，完全來不及歸檔跟計畫，它順便打亂了我每天固定要做的8個任務。每天處理完瑣事之後，你會發現天色黑了，但固定任務幾乎沒動，成就感逐漸低落。
為了解決瑣碎的事，我引進了 GTD 的作法。事情一進來，我先冷靜下來，確定是不是真的該是我要做的事。能不能放一下，如果能，那應該跟丟任務過來的人協商一下。畢竟，你覺得重要的事，我不一定覺得它重要。總不可以你覺得重要的事，就常常急著讓我優先處理吧。透過GTD，至少讓我瞭解到，其實我可以先冷靜過濾一下我收到的任務，並即時做一些安排。
GTD → 拆解任務 → 蕃茄鐘，其實還有「個人 Scrum」元素在裡面，這些規劃工具看起來都有它的功用，也有發揮他的效果。任務在執行過程，也都順利多了，但相反的，在規劃上就變得麻煩很多，從一件任務進來開始，直到產出可執行任務，需要非常多道程序，過程變得非常繁雜。久了之後，我發現自己變得疏於規劃，然後執行面也就跟著崩盤了。
後來經由朋友的介紹，提醒了我可以採用子彈筆記的作法。透過「週誌」的方式去運行我的任務(子彈筆記裡其實沒有提到週誌，但有日、月、年及未來誌)，在一個空白頁面(無論是紙本或是電子文件)，記下我接下來的這週有什麼任務需要完成，如果有臨時的瑣事也可以記錄在上面，所有事情都攤在同一個地方，你可以隨時瀏覽並分析，哪些事情需要先做，哪些可以先放著。
當然，如果這週做不完的事，就在下週再開一個新的空白頁，把上一週沒做完的任務謄過去，並註記該任務是從上週轉移過來的，同時記錄下轉移的次數。如果同一個任務直到三、四週過去了都沒被完成，或許就可以重新省思，這個任務是不是真的很重要，乾脆直接刪掉罷了。
又或者，這個任務確實真的很重要，但拖這麼久都不執行，會不會是因為這個任務太模糊或很不直覺，導致你看到任務之後也不曉得從何下手，也就不太想執行。這時候可以「再次」拆解任務，直到你覺得這個任務一看就可以直接下手為止。
就這麼簡單的轉換，我發現在規劃任務時，心情比較輕鬆一些，比較不會有繁瑣的壓力。最大的重點在於，強迫反省自己每週在做的事，是否偏離了自己的目標。也就是每週在開啟新的一週空白頁面時，可以一邊將舊的一週裡未完成的任務轉移到新的一週，一邊思考這些任務是否與自己的年度目標或是人生目標有幫助。如果沒有，那為何自己卻要一直做著這些任務？
其實有時候，解決方法很簡單，只是我們把他搞的太複雜罷了。
